Zeiterfassung: Pflicht und praktische Umsetzung

Was gilt: EuGH, Bundesarbeitsgericht und Arbeitszeitgesetz

Die Rechtslage ist klarer, als viele Betriebe glauben. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System brauchen, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten erfasst wird. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt, und zwar aus Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1.

Seitdem gilt für jeden Betrieb: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden, nicht nur die Überstunden. Das Arbeitszeitgesetz verlangt in Paragraf 16 Absatz 2 zusätzlich, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Ein Gesetz, das Form und Details neu regelt, ist seit Jahren angekündigt; ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums lag 2023 vor. Stand September 2026 sollten Sie den aktuellen Stand beim Ministerium prüfen. Unabhängig davon gilt die Pflicht aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts schon jetzt, und Papier ist dafür weiterhin erlaubt, solange die Aufzeichnung verlässlich ist.

Sonderregeln, die das Handwerk besonders oft treffen

Für bestimmte Branchen und für Minijobber gelten zusätzlich die Regeln des Mindestlohngesetzes. Paragraf 17 verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Betroffen sind unter anderem das Baugewerbe und die Gebäudereinigung, also viele Handwerksbetriebe.

Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, und zwar auch direkt auf der Baustelle. Ein Dachdeckerbetrieb, der die Stunden erst am Monatsende aus dem Gedächtnis zusammenschreibt, verstößt gegen diese Frist, selbst wenn die Summe am Ende stimmt. Wer die Zeiten täglich erfasst, erfüllt beide Pflichten auf einmal.

In denselben Branchen gilt außerdem die Sofortmeldung: Ein neuer Mitarbeiter muss spätestens bei Arbeitsbeginn zur Sozialversicherung gemeldet sein, sonst gilt er bei einer Kontrolle als nicht angemeldet. Zeiterfassung und Anmeldung werden bei Prüfungen gemeinsam abgefragt, deshalb gehören beide in einen Ablauf.

Was ein System können muss

Die Gerichte verlangen keine bestimmte Technik. Verlangt wird, dass die Aufzeichnung objektiv ist, also nicht im Nachhinein beliebig veränderbar, dass sie verlässlich funktioniert und dass Beschäftigte ihre eigenen Zeiten einsehen können. Sie dürfen die Erfassung an die Mitarbeitenden delegieren, bleiben aber dafür verantwortlich, dass sie stattfindet und stimmt.

Für die Auswahl eines Werkzeugs ergeben sich daraus einige Punkte. Achten Sie vor allem auf diese:

• Erfassung am Handy, auch ohne Netz auf der Baustelle, mit Nachtrag, sobald wieder Empfang besteht
• Pausen und Überstunden werden sichtbar, Änderungen bleiben nachvollziehbar
• Zuordnung der Stunden zu Aufträgen oder Baustellen, damit die Nachkalkulation mitläuft
• Export für das Lohnbüro und eine Auswertung, die Sie ohne Schulung verstehen
• Daten liegen bei einem Anbieter in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Praktische Umsetzung: vom Stundenzettel zur App

Ein Malerbetrieb mit fünf Mitarbeitern hat jahrelang mit Stundenzetteln gearbeitet. Freitags sammelte die Inhaberin die Zettel ein, entzifferte Handschriften und tippte alles in eine Tabelle. Fehler fielen erst auf, wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnung reklamierte. Nach der Umstellung auf eine App stempeln die Mitarbeiter morgens auf der Baustelle ein, wählen den Auftrag und stempeln abends aus.

Der wichtigste Nebeneffekt war nicht die gesparte Tipparbeit, sondern die Zuordnung zu Aufträgen. Zum ersten Mal war sichtbar, welche Baustelle mehr Stunden gekostet hat als kalkuliert. Diese Zahl verändert Angebote mehr als jede Schulung.

Planen Sie die Einführung in vier Wochen. In der ersten Woche legen Sie die Regeln fest, etwa wann die Arbeitszeit beginnt, wie Fahrzeiten behandelt werden und wie Pausen gebucht werden; bei Fahrzeiten lohnt ein Blick in Tarifvertrag und Rechtsprechung. In der zweiten Woche testen zwei Mitarbeiter die App, in der dritten steigen alle um, in der vierten prüfen Sie die erste Auswertung gemeinsam.

Datenschutz und Vertrauen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Sie dürfen dafür genutzt werden, wofür sie erhoben wurden: Arbeitszeit, Lohn, Nachkalkulation. Eine Ortung des Mitarbeiters über die App braucht einen konkreten Grund und muss vorher transparent erklärt werden; eine dauerhafte Standortüberwachung ist in aller Regel unzulässig. Bewahren Sie die Aufzeichnungen so auf, dass Sie sie bei einer Prüfung innerhalb kurzer Zeit vorlegen können, am besten als Export je Monat.

Erklären Sie dem Team, warum Sie umstellen. Die meisten Mitarbeiter sehen die Erfassung positiv, sobald klar ist, dass Überstunden dadurch endlich sichtbar werden und nicht mehr in der Diskussion am Monatsende untergehen. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung technischer Systeme mitzubestimmen; in kleinen Betrieben ohne Betriebsrat ersetzt eine schriftliche Regelung, die jeder kennt, viel Streit.