Häufige Fragen

Eine Unternehmenswebsite kostet 1.500 € netto als Festpreis. Enthalten sind bis zu sechs Inhaltsseiten, ein Kontaktformular, Social-Media-Verlinkungen und eine einmalige Übergabe, online oder nach Absprache vor Ort. Der Preis gilt für die Erstellung der Website. Hosting und Pflege sind nicht enthalten und werden getrennt vereinbart.

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Hosting und Pflege sind im Festpreis nicht enthalten. Das Hosting wird bei Bedarf individuell vereinbart, je nachdem, ob Sie schon einen Anbieter haben oder DeppFlow das übernehmen soll. Nach der Übergabe gibt es eine monatliche Pflegepauschale für Aktualisierungen und kleine Änderungen; ihre Höhe richtet sich nach dem Umfang und wird im Angebot festgehalten. Beides wird vor dem Auftrag besprochen, damit die Folgekosten von Anfang an klar sind.

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In der Regel ein bis zwei Wochen ab Auftrag, sobald die Unterlagen vollständig sind: Texte, Bilder, Logo und die Angaben für Impressum und Datenschutzerklärung. Der häufigste Grund für Verzögerungen sind fehlende Inhalte, nicht die Technik. Deshalb bekommen Sie zu Beginn eine kurze Liste, was gebraucht wird.

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Erst nach der Übergabe. Es gibt keine Anzahlung und keine Abschlagsrechnung während der Arbeit. Sie sehen die fertige Website, nehmen sie ab und bekommen dann die Rechnung über den vereinbarten Festpreis.

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Texte, Bilder und Ihr Logo, sofern vorhanden, dazu die Angaben für Impressum und Datenschutzerklärung. Wenn Texte oder Bilder fehlen, wird das nach Absprache geregelt: Entweder Sie liefern nach, oder die Inhalte werden gemeinsam erarbeitet. Rechtstexte werden nach Absprache eingebunden; eine Rechtsberatung ist damit nicht verbunden.

Ja. Für bestehende Seiten gibt es Performance-Optimierung, technische SEO-Audits, lokale SEO, Conversion-Optimierung und die Pflege Ihres Google-Unternehmensprofils. Ob sich das lohnt oder ein Neubau sinnvoller ist, zeigt sich meist nach einem kurzen Blick auf Technik und Inhalte.

Änderungen sind jederzeit möglich. Kleine Aktualisierungen wie Texte, Bilder oder Öffnungszeiten laufen über die monatliche Pflegepauschale. Neue Seiten, größere Umbauten und neue Funktionen werden nach Aufwand oder mit einem separaten Angebot berechnet.

Nein, aber beides muss bis zur Übergabe geklärt sein. Domain, E-Mail-Postfächer und Hosting sind nicht im Festpreis enthalten und werden individuell vereinbart. Wenn Sie schon eine Domain haben, wird sie übernommen; wenn nicht, wird die Einrichtung separat angeboten.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Für den Empfang reicht formal eine E-Mail-Adresse; lesen können Sie die Datei damit aber noch nicht.

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Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, meist als XRechnung oder ZUGFeRD, den Programme automatisch auslesen können. Eine einfache PDF ist nur ein Bild der Rechnung und gilt wie Papier als sonstige Rechnung. Ihre Lieferanten dürfen Ihnen weiterhin PDFs schicken, solange sie selbst noch nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind.

Eine feste Adresse, an die Ihre Lieferanten Rechnungen schicken, damit nichts mehr im normalen Postfach untergeht. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien werden ausgelesen und als verständliche Übersicht angezeigt: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeit und Positionen. Das Original bleibt unverändert liegen und bekommt eine Prüfsumme. Einmal im Monat gibt es ein Paket mit allen Originaldateien und einer Übersichtstabelle für Ihren Steuerberater.

Nein, und das steht auch so auf der Leistungsseite. Der Eingang sortiert und zeigt an; er bucht nicht, prüft nicht nach EN 16931 und ist kein zertifiziertes Archiv. Rechnungen verschickt er ebenfalls nicht. Fragen zu Aufbewahrung, Fristen und Buchung beantwortet Ihr Steuerberater; DeppFlow leistet keine Steuer- oder Rechtsberatung.

In der Regel nicht. Diese Programme können E-Rechnungen meist schon empfangen und anzeigen, oft über ein eigenes Rechnungspostfach. Prüfen Sie in den Einstellungen Ihrer Software, ob der Empfang aktiviert ist, und teilen Sie Ihren Lieferanten die richtige Adresse mit. Wenn Sie unsicher sind, sagt DeppFlow Ihnen im Erstgespräch ehrlich, ob sich ein zusätzlicher Eingang lohnt.

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Betrieb im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, ab dem 1. Januar 2028 in jedem Fall, sobald Sie an andere Unternehmen liefern. Bis dahin sind Papierrechnungen weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. Wer schon jetzt umstellen möchte, kann mit DeppFlow Finance XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen schreiben und behält den Rechnungsversand an einem Ort.

Die Rechnung gilt trotzdem als zugegangen, sobald sie in Ihrem Postfach liegt. Fälligkeit, Skonto und Aufbewahrungspflicht laufen also, auch wenn Sie die Datei nicht lesen können. Genau deshalb reicht die E-Mail-Adresse allein nicht aus: Sie brauchen eine Stelle, die die Datei lesbar macht und ablegt. Kostenlose Ansichtsprogramme gibt es, praktisch wird es aber erst, wenn der Ablauf ohne Ihr Zutun läuft.

Das Original ist die strukturierte Datei, nicht der Ausdruck und nicht die Anzeige. Sie muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, für Rechnungen und Buchungsbelege in der Regel acht Jahre. Ein Ausdruck im Ordner reicht dafür nicht. Wie Ihre Ablage konkret aussehen soll, stimmen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater ab.

DeppFlow Finance ist eine Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware für Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen in Deutschland. Sie deckt den kaufmännischen Alltag von der Kundenanfrage über Angebot und Rechnung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Belege kommen per Foto oder E-Mail hinein, Kontoauszüge werden abgeglichen, und am Ende geht alles per DATEV-Export an den Steuerberater. Für Baubetriebe gibt es Baustellen mit Kalkulation, für Speditionen ein zubuchbares Modul für Disposition und Touren.

Es gibt drei Tarife: Start für 29 €, Betrieb für 59 € und Team für 99 € je Monat, jeweils netto. Alle Tarife sind monatlich kündbar, es gibt keine Mindestlaufzeit. Vorher können Sie 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen, ohne Zahlungsdaten einzugeben.

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Für Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, Belege und Bank an einem Ort haben wollen, statt zwischen mehreren Programmen und Excel zu wechseln. Der Tarif Start passt für Einzelbetriebe, Betrieb für Betriebe mit vollständiger Buchhaltung und Steuerberater-Übergabe, Team für kleine Teams mit mehreren Nutzern und Rollen. Konzernstrukturen, mehrere Mandanten oder internationale Buchhaltung sind nicht das Ziel.

Ja, beides. Ausgangsrechnungen werden als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und verschickt; normale PDF-Rechnungen bleiben weiter möglich. Für den Empfang können Sie eine eigene E-Mail-Adresse einrichten: Rechnungen, die dort ankommen, werden ausgelesen und Ihnen zur Bestätigung vorgelegt, bevor etwas gebucht wird.

Auf zwei Wegen. Entweder Sie exportieren Buchungsstapel im DATEV-Format mit Berater- und Mandantennummer und geben sie zusammen mit den Belegen als Paket weiter. Oder Ihr Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang und sieht Buchhaltung und Auswertungen direkt in der Software. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie selbst berechnen und übermitteln oder dem Steuerberater überlassen.

DeppFlow Finance arbeitet GoBD-konform: Rechnungen werden festgeschrieben, Änderungen protokolliert, und ein GoBD-Export steht für Prüfungen bereit. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt, also in Deutschland und damit in der EU, und werden nach DSGVO verarbeitet. Ihre Daten gehören Ihnen: Ein vollständiger Datenexport ist jederzeit möglich.

Sie legen ein Konto an und haben 14 Tage lang alle Funktionen frei, ohne Zahlungsdaten zu hinterlegen. Wenn Sie danach weitermachen möchten, wählen Sie einen Tarif; alle Tarife sind monatlich kündbar. Wer von Lexware, sevDesk oder lexoffice kommt, kann Kunden, Lieferanten und Ausgaben per CSV übernehmen.

Support gibt es Montag bis Sonntag, mit höchstens 24 Stunden bis zur Antwort. Sie schreiben Ihre Frage per E-Mail und bekommen eine Antwort von der Person, die die Software entwickelt, nicht von einer Hotline. Für den Einstieg gibt es außerdem eine Einrichtung per Chat, die Ihr Konto Schritt für Schritt aufbaut.

Gerade dort. Schon einzelne Abläufe wie das Sortieren von Anfragen, Terminbestätigungen oder ein Formular, aus dem automatisch ein PDF entsteht, sparen jede Woche Stunden. DeppFlow startet bewusst mit einem Ablauf, prüft, ob er im Alltag trägt, und erweitert nur, was sich bewährt.

Alles, was wiederkehrt und nach festen Regeln läuft: Anfragen nach Thema und Zuständigkeit verteilen, Termine bestätigen und erinnern, Anhänge erkennen und richtig ablegen, Daten aus Belegen auslesen, Zahlungserinnerungen vorbereiten oder Wochen- und Monatsberichte aus mehreren Quellen zusammenstellen. Ein guter Kandidat ist ein Ablauf, den Sie jemandem in fünf Minuten erklären könnten. Wenn jede zweite Anfrage eine Ausnahme ist, ist es für eine Automatisierung noch zu früh.

Meist nicht. Automatisierungen docken an das an, was Sie schon nutzen: E-Mail-Postfach, Kalender, Tabellen, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr CRM. Neue Werkzeuge kommen nur ins Spiel, wenn eine Lücke anders nicht zu schließen ist, und dann mit Blick auf laufende Kosten und Datenschutz.

Jeder Ablauf, den DeppFlow einrichtet, protokolliert, was er getan hat, und meldet Fehler, statt still stehen zu bleiben. Bei der Übergabe bekommen Sie eine Dokumentation, aus der hervorgeht, welche Schritte laufen, welche Zugänge dafür nötig sind und wie Sie den Ablauf im Notfall von Hand erledigen. So bleibt Ihr Betrieb handlungsfähig, auch wenn ein angebundener Dienst einmal ausfällt.

Dort, wo viel Text anfällt oder Wissen im Kopf einzelner Personen steckt: Antworten auf Anfragen vorformulieren, Angebote aus Stichpunkten entwerfen, Besprechungen zusammenfassen oder interne Dokumente durchsuchbar machen. Weniger sinnvoll ist KI bei Entscheidungen mit rechtlicher oder finanzieller Tragweite; dort bleibt sie Vorschlag, nicht Ergebnis. Ein KI-Potenzialcheck zeigt vorab, welche Anwendungsfälle sich in Ihrem Betrieb lohnen, bevor Geld in Werkzeuge fließt.

Das wird vor dem ersten Schritt geklärt, nicht danach. Für jede Lösung wird festgelegt, welche Daten den Betrieb verlassen, an welchen Anbieter sie gehen und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt. Kundendaten gehören nicht in kostenlose Chat-Werkzeuge, deren Anbieter mit den Eingaben trainieren. Wo möglich, werden Anbieter mit Servern in der EU gewählt und nur die Daten übergeben, die für die Aufgabe nötig sind.

Er beantwortet Fragen von Besuchern auf Grundlage Ihrer eigenen Inhalte: Leistungen, Öffnungszeiten, Abläufe, häufige Fragen. Was nicht in den Inhalten steht, erfindet er nicht, sondern verweist auf den Kontakt. Am Ende führt er zur Anfrage und kann das Gespräch als Zusammenfassung ins Kontaktformular übernehmen, so wie der Assistent auf dieser Website.

Weil eine Zahl nur dort hilft, wo der Umfang vorher feststeht. Bei der Unternehmenswebsite ist das der Fall, deshalb gibt es dort einen Festpreis. Bei KI-Lösungen, Automatisierungen und individuellen Webanwendungen hängt der Aufwand von Ihren Abläufen und Systemen ab; eine geschätzte Hausnummer wäre dort für niemanden nützlich. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit festem Preis.

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Diese Projekte werden nicht pauschal bepreist, weil Umfang und Systeme sehr unterschiedlich sind. Nach einem kurzen kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein konkretes Angebot mit klar beschriebenem Umfang und festem Preis. Was den Preis bestimmt, steht auf jeder Leistungsseite: etwa die Anzahl der Schritte und Sonderfälle, Schnittstellen zu vorhandenen Programmen und der Zustand Ihrer Daten.

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In vier Schritten: verstehen, priorisieren, umsetzen, testen und übergeben. Zuerst wird geklärt, was Sie wirklich brauchen und was den größten Effekt hat. Dann wird in kurzen Abschnitten umgesetzt, damit Sie früh etwas sehen und Rückmeldung geben können. Am Ende gibt es eine dokumentierte Übergabe, mit der Sie das Ergebnis auch ohne DeppFlow weiterbetreiben könnten.

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DeppFlow sitzt in Hannover und ist dort auch vor Ort. Digital arbeitet DeppFlow mit Unternehmen in ganz Deutschland; Termine laufen per Videogespräch oder Telefon. Nach Absprache sind Termine vor Ort auch im übrigen Bundesgebiet möglich, zum Beispiel für Workshops oder die Übergabe.

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Innerhalb eines Werktags. Sie bekommen eine persönliche Antwort mit einer ersten Einschätzung und, wenn es passt, einem Terminvorschlag für das kostenlose Erstgespräch.

Max Deppmeyer. DeppFlow ist ein Ein-Personen-Betrieb; es gibt keine Weitergabe an Agenturen und keine wechselnden Projektleiter. Die Person, mit der Sie im Erstgespräch sprechen, plant, baut und übergibt auch. Das hält die Wege kurz und die Abstimmung direkt; dafür ist die Kapazität begrenzt, weshalb Projekte nacheinander und nicht alle gleichzeitig laufen.

Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Sie beschreiben, wo es im Alltag hakt, und bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wie DeppFlow helfen kann; wenn eine andere Lösung besser passt, sagt DeppFlow das auch. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Umfang, Preis und Zeitplan, oder die Empfehlung, es erst einmal bei Ihrer bestehenden Lösung zu belassen.

Wenn Kunden Sie über Google, Empfehlungen oder Ihr Firmenschild finden sollen: ja. Die meisten Menschen prüfen vor dem Anruf kurz im Netz, ob es den Betrieb noch gibt, was er anbietet und wie er erreichbar ist. Dafür reicht eine kleine, aktuelle Website mit Leistungen, Kontakt und ein paar echten Bildern; sie muss nicht groß sein, aber gepflegt. Ein Google-Unternehmensprofil ergänzt sie, ersetzt sie aber nicht, weil Sie dort weder Inhalt noch Darstellung selbst bestimmen.

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Technisch ist sie eine XML-Datei, also strukturierte Daten, die Programme automatisch auslesen: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Fälligkeit und Positionen stehen in festen Feldern. Für Menschen ist die Datei ohne Hilfsprogramm kaum lesbar; man braucht ein Anzeigeprogramm oder eine Software, die sie darstellt. Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung schon seit 2020.

Beide sind gültige E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF, in die dieselben strukturierten Daten eingebettet sind; Sie sehen also eine normale Rechnung, und das Programm liest den Datenteil. Für Ihre Buchhaltung ist der eingebettete Datenteil das Original, nicht das Bild.

Mit der 3-2-1-Regel: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Speicherarten, davon eine außerhalb des Betriebs, etwa in einer Cloud oder auf einer Festplatte an einem anderen Ort. Wichtig ist, dass die Sicherung automatisch läuft und Sie einmal im Quartal prüfen, ob sich daraus wirklich etwas wiederherstellen lässt. Bei Software aus der Cloud sichert der Anbieter das System; einen eigenen Export Ihrer Daten sollten Sie trotzdem regelmäßig machen.

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Vereinfacht: Buchungen und Belege müssen vollständig, zeitnah, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Eine Rechnung darf nach dem Versand nicht mehr still geändert werden; Korrekturen laufen über Storno und neue Rechnung. Eine GoBD-konforme Software hält das technisch ein; für die richtige Anwendung im Alltag bleiben Sie und Ihr Steuerberater zuständig.

Der wichtigste Hebel ist ein vollständiges, gepflegtes Google-Unternehmensprofil mit richtigen Öffnungszeiten, Leistungen, Fotos und Bewertungen. Dazu kommt eine Website, auf der Ort und Leistungen klar benannt sind und die auf dem Handy schnell lädt. Bewertungen sollten Sie aktiv erbitten, am besten direkt nach einem gelungenen Auftrag. Bezahlte Anzeigen können das ergänzen, ersetzen aber keine saubere Grundlage.

Bei dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit oder Nerven kostet, nicht bei dem, der am modernsten klingt. Für viele Betriebe ist das der Rechnungseingang, weil er seit 2025 ohnehin geregelt werden muss, oder die Ablage von Belegen. Ein Ablauf, sauber umgesetzt und wirklich genutzt, bringt mehr als fünf halbfertige Werkzeuge. Erst wenn der erste Schritt im Alltag angekommen ist, kommt der nächste.

DATEV ist die Genossenschaft der Steuerberater und zugleich das Format, in dem die meisten Kanzleien Buchungsdaten entgegennehmen. Sie brauchen selbst kein DATEV-Programm; entscheidend ist, dass Ihre Buchhaltungssoftware Buchungen und Belege im DATEV-Format exportieren kann. Fragen Sie Ihren Steuerberater, in welcher Form er die Daten haben möchte, bevor Sie eine Software auswählen.