Material und Lager im Griff: Bestellen ohne Bauchgefühl

Das teuerste Lager ist das, das niemand kennt

Ein Elektrobetrieb mit drei Fahrzeugen bestellt Kabel, weil im Lager keine mehr liegen. Dass in zwei Fahrzeugen noch je eine angebrochene Trommel liegt, weiß nur, wer gerade damit fährt. Am selben Tag fährt ein Monteur zum Großhandel, weil auf der Baustelle eine bestimmte Dose fehlt, die im Lagerregal in der dritten Reihe steht. Beides kostet Geld, und beides taucht in keiner Rechnung auf.

Lagerprobleme in kleinen Betrieben sind selten Platzprobleme. Es sind Wissensprobleme: Niemand weiß verlässlich, was da ist, wo es ist und wann es knapp wird. Genau diese drei Fragen muss ein Lager beantworten können, und dafür braucht es weniger Technik, als die meisten denken.

Drei Fragen, die Ihr Lager beantworten muss

Was ist da: Ein Standardsortiment, das immer vorrätig ist, und Auftragsmaterial, das für eine bestimmte Baustelle bestellt wurde. Beides gehört getrennt, sonst wird das Auftragsmaterial verbaut, bevor die Baustelle beginnt. Wo ist es: Jeder Artikel hat einen festen Platz, im Regal wie im Fahrzeug. Ein Fahrzeug ist ein rollendes Lager und braucht dieselbe Ordnung wie das Regal.

Wann wird es knapp: Für jeden Artikel des Standardsortiments gibt es eine Menge, bei der nachbestellt wird, den Meldebestand. Er ergibt sich aus dem Verbrauch und der Lieferzeit. Er verhindert sowohl die Sonderfahrt zum Großhandel als auch das Regal voller Teile, die seit zwei Jahren niemand angefasst hat.

Meldebestand statt Bauchgefühl

Sie müssen nicht jeden Artikel gleich behandeln. Teilen Sie Ihr Sortiment grob in drei Gruppen: wertvolle Artikel, die Sie gezielt für Aufträge bestellen; mittlere Artikel, die regelmäßig gebraucht werden und einen Meldebestand bekommen; und Kleinteile wie Schrauben, Dübel oder Klemmen, bei denen das Zählen mehr kostet als der Inhalt.

Für Kleinteile funktioniert die Zwei-Behälter-Methode seit Jahrzehnten. Zwei Kisten desselben Artikels stehen hintereinander; ist die vordere leer, wandert sie mit einer Karte in die Bestellkiste, und aus der hinteren wird weitergearbeitet. Eine Tischlerei nutzt das für Beschläge und Schrauben und hat seither keine Sonderfahrt mehr wegen fehlender Kleinteile gemacht.

Für mittlere Artikel legen Sie den Meldebestand einmal fest und prüfen ihn zweimal im Jahr. Halten Sie ihn eher niedrig und passen Sie ihn an, wenn eine Sonderfahrt nötig war. Das Bauchgefühl ersetzt dabei nicht die Zahl, aber es ist ein guter Anlass, sie zu prüfen.

Digital erfassen: vom Regaletikett zur App

Der Einstieg in die digitale Erfassung beginnt am Regal, nicht am Computer. Jeder Platz bekommt ein Etikett mit Artikelbezeichnung und Meldebestand, gern mit QR-Code. Wer etwas entnimmt, scannt den Code mit dem Handy und gibt Menge und Auftrag an. Damit weiß der Betrieb, was verbaut wurde, und die Auftragsabrechnung bekommt das Material gleich mit.

Lieferscheine müssen nicht abgetippt werden: Ein Foto genügt, und eine Texterkennung übernimmt Artikel und Mengen in den Bestand, den Sie nur noch prüfen. Viele Großhändler stellen Artikeldaten und Lieferscheine in Standardformaten wie DATANORM bereit, die Handwerkersoftware direkt einlesen kann. Fragen Sie Ihren Großhändler danach; die Schnittstelle ist meist vorhanden und wird selten genutzt.

Für die Fahrzeuge reicht eine Liste des Standardbestands, die freitags in fünf Minuten geprüft wird. Was fehlt, wird aus dem Lager aufgefüllt, und das Lager meldet, was es nachbestellen muss.

Inventur und Steuer: was Pflicht ist

Wer nach Handelsgesetzbuch buchführungspflichtig ist, muss zu Beginn und zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also den Bestand zählen und bewerten. Das Gesetz erlaubt Vereinfachungen wie die permanente Inventur, bei der ein laufend geführtes Lagerbuch die Stichtagszählung ersetzt; genau das leistet eine digitale Erfassung nebenbei. Kleine Einzelunternehmen sind unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen von der Buchführungspflicht befreit und ermitteln ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Ob und in welcher Form Sie zählen müssen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; die Grenzen wurden zuletzt angehoben, prüfen Sie den aktuellen Stand, Stand September 2026. Unabhängig von der Pflicht lohnt sich eine jährliche Zählung, weil sie zeigt, was Ihr Lager wirklich wert ist und welche Teile seit Jahren liegen.

In vier Wochen zu einem Lager, dem Sie trauen

Erste Woche: aufräumen, wegwerfen oder verkaufen, was seit zwei Jahren liegt, und das Standardsortiment auf eine Liste schreiben. Zweite Woche: feste Plätze und Etiketten, im Lager und in den Fahrzeugen. Dritte Woche: Meldebestände festlegen und die Erfassung per Handy einführen, am Anfang nur für die mittleren Artikel. Vierte Woche: die erste Bestellung nach Meldebestand und ein Blick darauf, was noch nicht funktioniert.

Danach reicht ein Termin pro Quartal, um Meldebestände und Sortiment anzupassen. Das Ziel ist nicht das perfekte Lager, sondern eines, dem Sie vertrauen können, wenn Sie morgens die Fahrzeuge beladen.