OCR-Datenerfassung aus Belegen und Formularen
Daten aus Belegen, Formularen oder Scans landen ohne Abtippen in Ihren Systemen.
Was diese Leistung tut.
Fotos oder Scans von Belegen und Formularen werden ausgelesen, die relevanten Angaben wie Beträge, Rechnungsdaten oder Namen werden automatisch erkannt und in Ihr System übernommen. Das mühsame Abtippen entfällt.
Für wen das gedacht ist
Sinnvoll für Betriebe mit vielen Papierbelegen oder gescannten Formularen, etwa im Rechnungswesen, bei Spesenabrechnungen oder bei handschriftlich ausgefüllten Vordrucken. Besonders hilfreich, wenn dieselben Angaben bisher manuell in eine Tabelle oder Software übertragen wurden.
Was Sie bekommen.
Die wichtigsten Angaben aus Belegen und Formularen stehen strukturiert in Ihrem System, ohne dass jemand sie von Hand abtippt. Unklare Fälle werden gekennzeichnet statt stillschweigend übernommen.
Das ist enthalten
- Einlesen von Fotos, Scans oder PDF-Belegen
- Erkennung von Beträgen, Daten und Namen
- Automatische Übernahme in Tabelle oder System
- Kennzeichnung unklarer oder unleserlicher Stellen
- Manuelle Prüfung für kritische Einzelfälle möglich
- Anbindung an Buchhaltung oder internes Tool
Beispiel aus einer Hausverwaltung
Eine typische Ausgangslage: eine Hausverwaltung mit zwölf Mitarbeitern, die rund vierzig Objekte betreut. Handwerkerrechnungen, Versorgerabrechnungen und Belege kommen teils auf Papier, teils als Scan, und für jeden Beleg werden Betrag, Datum, Rechnungsnummer und Objekt von Hand in die Verwaltungssoftware getippt. Bei mehreren hundert Belegen im Monat ist das ein fester Block Arbeit, der jede Woche wiederkehrt.
Eingerichtet wird eine Erkennung, die Fotos, Scans und PDF-Belege einliest und genau die benötigten Felder ausliest, also Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferant und die zugehörige Objektnummer. Die erkannten Werte laufen zuerst in eine Prüfliste, in der jede unsichere Stelle markiert ist, bevor sie in die Software übernommen wird. Vor dem Start wird das Ganze an einem Stapel echter Belege aus dem Vormonat getestet.
Statt jede Zahl abzutippen, kontrolliert die Sachbearbeitung nur noch die markierten Fälle und bestätigt den Rest. Zahlendreher werden seltener, weil die Beträge nicht mehr über die Tastatur ins System kommen.
Beispielhafter Ablauf.
Ein Angebot, das passt.
Für diese Leistung steht hier bewusst keine Zahl: Der Aufwand hängt zu stark vom Umfang ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit festem Preis.
- Preis
- Verbindliches Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch
- Was den Preis bestimmt
- Anzahl der Schritte und Sonderfälle im Ablauf
- Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Programmen
- Zustand der Daten, mit denen der Ablauf arbeiten soll
- Erstgespräch
- Kostenlos, Antwort innerhalb eines Werktags
Was oft gefragt wird.
Wie zuverlässig werden handschriftliche Belege erkannt?
Welche Belegarten können verarbeitet werden?
Was passiert mit Belegen, die nicht sauber erkannt werden?
Wohin gehen meine Daten bei der Erkennung?
Woran erkenne ich vorher, ob die Erkennung bei meinen Belegen gut genug ist?
Passend zum Thema.
- Material und Lager im Griff: Bestellen ohne Bauchgefühl Handwerk digital
- Aufbewahrungsfristen: Was wie lange bleiben muss Digitale Ablage und DSGVO
- Belege digital erfassen: Was das Finanzamt akzeptiert Buchhaltung und Steuern im kleinen Betrieb
- XRechnung und ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt E-Rechnung und Pflichten
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie kurz, wie der Ablauf heute bei Ihnen aussieht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich OCR-Datenerfassung aus Belegen und Formularen für Ihren Betrieb rechnet.
Oder per E-Mail an info@deppflow.de