Büro- und Kommunikationsautomationen

Datenabgleich zwischen Tabellen und anderen Tools

Doppeleingaben und veraltete Daten zwischen Ihren Tools werden deutlich reduziert.

Kurz erklärt

Was diese Leistung tut.

Änderungen in einem System, etwa einer Tabelle, einem CRM oder einer Buchhaltungssoftware, werden automatisch mit anderen verbundenen Tools abgeglichen. Eine Eingabe reicht, der Rest verteilt sich von selbst.

Für wen das gedacht ist

Sinnvoll für Betriebe, die dieselben Daten wie Kunden oder Artikel in mehreren Tools parallel pflegen, etwa in einer Tabelle, einem CRM und einer Buchhaltungssoftware. Besonders hilfreich, wenn dadurch bisher Widersprüche oder veraltete Stände zwischen den Systemen entstanden sind.

Leistungsumfang

Was Sie bekommen.

Ihre Tools greifen auf denselben, aktuellen Datenstand zu, ohne dass Angaben mehrfach von Hand gepflegt werden. Widersprüche fallen auf, statt unbemerkt bestehen zu bleiben.

Das ist enthalten

Verbindung von zwei oder mehr Tools
Automatischer Abgleich bei neuen Einträgen
Aktualisierung bestehender Datensätze bei Änderungen
Festlegung, welches System führend ist
Kennzeichnung von Widersprüchen zur manuellen Prüfung
Protokoll aller durchgeführten Abgleiche

Aus der Praxis

So läuft das im Möbelhandel

Ein typischer Fall ist ein Möbelhandel mit zwei Filialen und fünfzehn Mitarbeitern, der seine Artikel in drei Systemen pflegt: einer Warenwirtschaft, einer Preisliste als Tabelle und dem Onlineshop. Ändert sich ein Preis, muss er an drei Stellen nachgezogen werden. Regelmäßig steht im Shop noch der alte Preis, während in der Filiale schon der neue aufgerufen wird.

Zuerst wird festgelegt, welches System führend ist, in diesem Fall die Warenwirtschaft. Danach läuft ein regelmäßiger Abgleich, der neue Artikel anlegt und geänderte Preise und Bestände in Tabelle und Shop nachzieht. Fälle, die sich nicht eindeutig auflösen lassen, etwa ein Artikel mit zwei unterschiedlichen Nummern, werden markiert statt stillschweigend überschrieben.

Eine Eingabe reicht, damit alle drei Systeme denselben Stand zeigen. Wo vorher jede Preisänderung dreimal getippt wurde, bleibt ein Blick ins Protokoll, ob der Abgleich sauber durchgelaufen ist.

Beispielhafter Ablauf.

Preis nach Erstgespräch

Ein Angebot, das passt.

Für diese Leistung steht hier bewusst keine Zahl: Der Aufwand hängt zu stark vom Umfang ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit festem Preis.

Preis: Verbindliches Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch
Was den Preis bestimmt: Anzahl der Schritte und Sonderfälle im Ablauf; Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Programmen; Zustand der Daten, mit denen der Ablauf arbeiten soll
Bereich: Büro- und Kommunikationsautomationen
Erstgespräch: Kostenlos, Antwort innerhalb eines Werktags

Häufige Fragen

Was oft gefragt wird.

Welche Tools lassen sich für den Datenabgleich verbinden?

Häufig sind das Tabellen, CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Onlineshops, vorausgesetzt sie bieten eine Schnittstelle oder einen Export an.

Was passiert, wenn sich Daten in zwei Systemen widersprechen?

Vorher wird festgelegt, welches System im Zweifel führend ist. Widersprüche, die sich nicht eindeutig auflösen lassen, werden zur manuellen Prüfung markiert.

Läuft der Abgleich nur in eine Richtung oder in beide?

Beides ist möglich, je nachdem wie Ihre Systeme genutzt werden. Das wird vor der Einrichtung gemeinsam festgelegt.

Wie wird getestet, bevor der Abgleich auf unsere echten Daten losgeht?

Zuerst läuft der Abgleich nur lesend und zeigt, was er ändern würde, ohne etwas zu schreiben. Diese Liste gehen Sie durch, danach wird mit einem kleinen Ausschnitt echter Daten scharf geschaltet und erst zum Schluss mit dem gesamten Bestand. Vor dem ersten schreibenden Lauf wird zusätzlich eine Sicherung der betroffenen Daten angelegt.

Was passiert, wenn wir später eines unserer Programme wechseln?

Dann muss die Verbindung zu diesem einen Programm neu eingerichtet werden, der Rest des Abgleichs bleibt bestehen. Deshalb wird von Anfang an schriftlich festgehalten, welches Feld wohin läuft, damit ein Wechsel nicht bei null anfängt. Wie aufwendig das wird, hängt vor allem davon ab, ob das neue Programm eine Schnittstelle oder einen Export anbietet.

Ratgeber

Passend zum Thema.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Erzählen Sie kurz, wie der Ablauf heute bei Ihnen aussieht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich Datenabgleich zwischen Tabellen und anderen Tools für Ihren Betrieb rechnet.

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