Wiederkehrende Rechnungen automatisch stellen

Welche Rechnungen sich wiederholen

Ein Sanitärbetrieb wartet jedes Jahr die Heizungen von rund zweihundert Kunden. Ein Hausmeisterdienst rechnet monatlich Pauschalen für Treppenhausreinigung und Winterdienst ab. Eine Werbeagentur betreut Websites gegen eine feste Monatsgebühr. In allen drei Fällen ändert sich von Rechnung zu Rechnung fast nichts, außer dem Datum und der Rechnungsnummer.

Trotzdem werden diese Rechnungen in vielen Betrieben jeden Monat von Hand geschrieben. Das kostet nicht nur Zeit, es führt auch dazu, dass Rechnungen vergessen oder verspätet gestellt werden. Geld, das dem Betrieb zusteht, kommt dann Wochen später oder gar nicht. Dabei ist gerade diese Rechnungsart am einfachsten zu automatisieren, weil sich Inhalt und Empfänger nicht ändern.

Was eine Abo-Rechnung von der Einzelrechnung unterscheidet

Eine wiederkehrende Rechnung entsteht aus einer Vorlage mit festem Rhythmus: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Die Vorlage kennt den Kunden, die Positionen und den Preis. Zum Stichtag erzeugt das Programm daraus eine echte Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer und aktuellem Datum.

Rechtlich ist sie eine ganz normale Rechnung. Sie braucht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, und dazu gehört auch der Leistungszeitraum, also etwa „Wartungspauschale Januar“. Nur das Datum der Erstellung zu nennen reicht nicht, weil der Leistungszeitraum über die Steuer im richtigen Voranmeldungszeitraum entscheidet.

Manche Betriebe stellen stattdessen eine Dauerrechnung: ein einziges Dokument, das für alle Monate gilt, solange sich nichts ändert. Das ist zulässig, bringt aber Fallstricke, sobald Preise oder Umfang wechseln. Für die meisten kleinen Betriebe ist die automatisch erzeugte Einzelrechnung der übersichtlichere Weg.

Die Vorlage sauber anlegen

Der Aufwand steckt in der ersten Einrichtung. Nehmen Sie sich für jeden Vertrag ein paar Minuten und prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie den Rhythmus einschalten:

• Positionen und Preise genau so, wie sie im Vertrag mit dem Kunden stehen, inklusive Leistungsbeschreibung und Steuersatz.
• Rhythmus und erster Stichtag: Wird zum Monatsanfang im Voraus oder zum Monatsende nachträglich abgerechnet? Der Vertrag gibt das vor.
• Laufzeit und Ende: Ein befristeter Vertrag muss automatisch auslaufen, sonst bekommt der Kunde nach der Kündigung weiter Rechnungen.
• Versandweg und Empfänger: E-Mail-Adresse der Buchhaltung des Kunden, nicht die des Geschäftsführers, der die Mails nie öffnet.
• Preisänderungen: Wo steht, dass und wann der Preis steigt? Eine Änderung in der Vorlage muss vor dem nächsten Stichtag erfolgen.

Zahlung gleich mitdenken

Automatisch gestellte Rechnungen bringen wenig, wenn Sie danach jeder Zahlung hinterherlaufen. Das SEPA-Lastschriftmandat ist für wiederkehrende Beträge der natürliche Partner: Der Kunde unterschreibt einmal, der Betrag wird zum Fälligkeitstag eingezogen. Sie müssen den Einzug vorher ankündigen, was die Rechnung selbst leisten kann, wenn Betrag und Datum darauf stehen.

Wer keine Lastschrift möchte, sollte zumindest die Zahlungserinnerung automatisieren. Bleibt eine Rechnung nach dem Zahlungsziel offen, geht eine freundliche Erinnerung hinaus, ohne dass jemand daran denken muss. Wie die Stufen danach aussehen, beschreibt der Ratgeber „Mahnwesen: freundlich und wirksam“.

Kontrolle behalten, ohne alles zu prüfen

Automatisch heißt nicht unbeaufsichtigt. Legen Sie einen festen Termin im Monat fest, an dem Sie die erzeugten Rechnungen durchsehen: Stimmt die Anzahl mit der Zahl der aktiven Verträge überein, gibt es Kunden, die gekündigt haben und trotzdem eine Rechnung bekamen? Ein kurzer Monatsbericht aus dem Programm reicht für diesen Blick.

Achten Sie außerdem auf die Buchführung. Auch automatisch erzeugte Rechnungen müssen nach den GoBD unveränderbar abgelegt und nach § 147 AO aufbewahrt werden. Ein Programm, das die Rechnung als PDF erzeugt und sofort archiviert, nimmt Ihnen das ab; eine Vorlage in der Textverarbeitung, die jeden Monat überschrieben wird, tut es nicht.

E-Rechnung und Dauerverträge

Sind Ihre Kunden Unternehmen, betrifft Sie die Pflicht zur E-Rechnung. Für vor 2027 begonnene Dauerverträge gibt es Übergangsregeln, deren Einzelheiten Sie mit Ihrem Steuerberater klären sollten (Stand September 2026). Grundsätzlich gilt: Sobald sich Rechnungsangaben ändern, wird eine neue Rechnung fällig, und die sollte dann im strukturierten Format vorliegen.

Praktisch ist es am einfachsten, wiederkehrende Rechnungen von Anfang an als E-Rechnung zu erzeugen. DeppFlow Finance und andere Programme tun das im selben Schritt, in dem die Rechnung entsteht. So müssen Sie später nichts umstellen, und Ihr Kunde kann die Rechnung ohne Abtippen in seine Buchhaltung übernehmen.