Buchhaltungssoftware vergleichen: Die zehn Fragen

Warum zehn Fragen besser sind als ein Testbericht

Ein Elektrobetrieb mit vier Mitarbeitern sucht ein Programm für Angebote, Rechnungen und die Vorbereitung der Buchhaltung. Die Anbieter werben mit Funktionslisten, die alle ähnlich klingen. Der Unterschied zeigt sich erst im Alltag: beim Steuerberater, bei der ersten E-Rechnung, beim Kündigen.

Statt Listen zu vergleichen, stellen Sie jedem Anbieter dieselben zehn Fragen. Die Antworten schreiben Sie in eine Tabelle. Was ein Anbieter nicht klar beantwortet, werten Sie als Nein.

Die Fragen sind bewusst so formuliert, dass sie sich mit Ja oder Nein beantworten lassen. Wo ein Anbieter mit „grundsätzlich schon“ oder „in Planung“ antwortet, notieren Sie das Datum, zu dem die Funktion verfügbar sein soll, und prüfen Sie es nach. Versprechen für die Zukunft zählen bei der Auswahl nicht.

Fragen eins bis fünf: Pflichten und Schnittstellen

Die ersten fünf Fragen betreffen das, was Sie gesetzlich brauchen und was zu Ihrem Steuerberater passen muss. Fehlt hier etwas, hilft auch die schönste Oberfläche nicht:

• Kann das Programm E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und empfangene E-Rechnungen lesbar anzeigen? Ab 2027 beziehungsweise 2028 ist das Ausstellen Pflicht (Stand September 2026).
• Ist die Buchführung GoBD-konform, also mit Festschreibung, Änderungsprotokoll und einer Verfahrensdokumentation des Anbieters?
• Gibt es einen Export im DATEV-Format oder in dem Format, das Ihr Steuerberater tatsächlich verwendet? Fragen Sie den Steuerberater, nicht den Anbieter.
• Lassen sich Bankumsätze abrufen und offenen Rechnungen zuordnen, ohne dass Sie Kontoauszüge abtippen?
• Werden Belege per Foto oder Upload erfasst und die Daten daraus übernommen, oder muss alles von Hand eingegeben werden?

Fragen sechs bis zehn: Daten, Kosten, Ausstieg

Die zweite Hälfte entscheidet darüber, ob Sie in drei Jahren noch zufrieden sind. Hier trennen sich die Anbieter, die ähnlich aussehen:

• Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Ein Serverstandort in der EU vereinfacht den Datenschutz.
• Was kostet das Programm insgesamt, mit allen Modulen, Nutzern und Belegkontingenten, und wie lang ist die Kündigungsfrist?
• Bekommen Sie alle Daten in einem offenen Format zurück, wenn Sie gehen, inklusive Belegbildern und Rechnungs-PDFs?
• Gibt es getrennte Zugänge für Mitarbeiter und Steuerberater mit eingeschränkten Rechten?
• Wie erreichen Sie den Support, in welcher Sprache und in welcher Zeit, und was passiert bei einem Ausfall?

Die Fragen, die fast niemand stellt

Zwei Punkte fehlen in fast jeder Auswahl. Der erste ist der Jahresabschluss: Wer erstellt ihn, und in welcher Form übergibt das Programm die Daten? Wenn Ihr Steuerberater nach dem Wechsel doppelt arbeiten muss, zahlen Sie das über sein Honorar. Fragen Sie deshalb auch, ob das Programm eine Übergabe für den Jahresabschluss vorsieht oder nur den laufenden Monat.

Der zweite ist der Ausstieg. Fragen Sie nicht nur, ob Sie Daten exportieren können, sondern lassen Sie es sich in der Testphase zeigen. Ein Export, der nur eine Tabelle ohne Belege liefert, ist im Ernstfall wertlos. Der Ratgeber „Software wechseln ohne Datenverlust“ beschreibt, worauf es dabei ankommt.

Testen mit echten Belegen

Nutzen Sie die Testphase nicht mit Musterdaten, sondern mit einem echten Monat: Ihre Ausgangsrechnungen, Ihre Eingangsbelege, ein Kontoauszug. Erst dann sehen Sie, ob die Zuordnung funktioniert und wie viele Klicks eine Rechnung braucht.

Beziehen Sie die Person ein, die später täglich damit arbeitet. Wenn die Büroleitung das Programm nach einer Woche noch umständlich findet, ändert daran auch die beste Funktionsliste nichts. Und schicken Sie Ihrem Steuerberater eine Testübergabe, bevor Sie unterschreiben.

Messen Sie dabei zwei Dinge: die Zeit von der Belegankunft bis zur fertigen Buchung und die Zahl der Rückfragen, die das Programm auslöst. Ein Elektrobetrieb, der das für zwei Anbieter parallel macht, hat nach einem Monat eine Entscheidungsgrundlage, die kein Testbericht liefern kann. Der Aufwand von wenigen Stunden ist gut angelegt.

Wie Sie die Antworten bewerten

Nicht jede Frage wiegt gleich. E-Rechnung, GoBD und die Übergabe an den Steuerberater sind Ausschlusskriterien: Fehlt eines davon, fällt der Anbieter aus der Tabelle. Serverstandort, Kosten und Ausstieg sind Vergleichskriterien, bei denen Sie abwägen.

Für DeppFlow Finance lauten die Antworten zum Beispiel: Daten in Frankfurt, DATEV-Export, monatlich kündbar. Verlangen Sie dieselbe Klarheit von jedem Anbieter, den Sie in die engere Wahl nehmen. Wer bei einer der zehn Fragen ausweicht, wird es auch später tun, wenn Sie Hilfe brauchen.