Das Wichtigste in Kürze
- Vor dem Wechsel die Daten in vier Gruppen sortieren: Stammdaten, offene Vorgänge, Historie, Einstellungen.
- Die Historie muss nach § 147 AO und GoBD lesbar und auswertbar bleiben: Leseversion, vollständige Übernahme oder offener Export mit Belegbildern.
- Stichtag zum Jahres- oder Quartalswechsel außerhalb der Hochsaison, mit zwei bis vier Wochen Parallelbetrieb.
- Nach dem Import Anzahl der Stammdaten, Summe der offenen Posten, fortlaufende Nummern und den Export an den Steuerberater prüfen.
- Das alte Programm erst kündigen, wenn alles geprüft ist, und den Wechsel auf einer Seite dokumentieren.
Warum der Wechsel Angst macht und warum das unnötig ist
Eine Tischlerei arbeitet seit acht Jahren mit demselben Rechnungsprogramm. Es kann keine E-Rechnung, der Hersteller stellt den Support ein, und trotzdem wird der Wechsel seit zwei Jahren verschoben. Die Sorge: Kundendaten, alte Rechnungen und offene Posten könnten verloren gehen, und mitten im Jahr fehlt die Zeit.
Die Sorge ist berechtigt, wenn man ohne Plan wechselt. Mit Plan ist ein Wechsel für einen kleinen Betrieb ein Projekt von wenigen Wochen, bei dem nichts verloren geht. Der Schlüssel liegt darin, vorher zu wissen, welche Daten mitkommen müssen, welche im Altsystem bleiben dürfen und wann der Schnitt gesetzt wird.
Schritt eins: Bestandsaufnahme der Daten
Schreiben Sie auf, was im alten Programm steckt, in vier Gruppen. Stammdaten sind Kunden, Lieferanten, Artikel und Leistungen mit Preisen. Offene Vorgänge sind unbezahlte Rechnungen, laufende Angebote und nicht abgerechnete Aufträge.
Die Historie umfasst alle abgeschlossenen Rechnungen und Belege innerhalb der Aufbewahrungsfristen. Einstellungen sind Nummernkreise, Vorlagen, Textbausteine und Steuersätze. Jede dieser Gruppen wird beim Wechsel anders behandelt.
Stammdaten und offene Vorgänge müssen ins neue Programm. Die Historie muss aufbewahrt und lesbar bleiben, aber nicht zwingend übernommen werden. Einstellungen bauen Sie im neuen Programm bewusst neu auf; das ist die Gelegenheit, alte Fehler nicht mitzunehmen.
Schritt zwei: die Historie rechtssicher sichern
Abgeschlossene Buchungen und Belege unterliegen den Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO, und sie müssen während dieser Zeit maschinell auswertbar bleiben. Die GoBD verlangen bei einem Systemwechsel, dass die Daten des Altsystems weiter zugänglich sind, entweder im alten Programm oder in einem Format, das die Finanzverwaltung auswerten kann.
Praktisch haben Sie drei Wege: Das alte Programm bleibt in einer Leseversion installiert; die Daten werden vollständig ins neue Programm übernommen; oder Sie exportieren alles in offene Formate wie CSV und PDF und archivieren die Ausgabe zusammen mit einer kurzen Beschreibung. Klären Sie den Weg mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie das alte Programm kündigen.
Vergessen Sie die Belegbilder nicht. Ein Export, der nur Rechnungslisten liefert, aber nicht die eingescannten Eingangsrechnungen, ist unvollständig. Prüfen Sie stichprobenartig, ob jede Rechnung als Datei auffindbar ist.
Schritt drei: der richtige Zeitpunkt
Der beste Schnitt ist der Jahreswechsel: Die Historie endet mit dem alten Jahr, das neue Programm beginnt mit dem neuen. Wer nicht so lange warten will, nimmt einen Quartals- oder Monatsanfang und übernimmt die offenen Posten zum Stichtag. Offene Rechnungen aus dem alten Programm werden dann im neuen als bezahlt gebucht; deshalb muss die Liste der offenen Posten zum Stichtag exakt sein.
Setzen Sie den Stichtag nicht in die Hochsaison. Eine Tischlerei mit Weihnachtsgeschäft wechselt im Januar, ein Sanitärbetrieb mit Heizungswartungen im Herbst eher im Frühjahr. Und planen Sie zwei bis vier Wochen Parallelbetrieb ein, in denen beide Programme laufen und Sie Ergebnisse vergleichen können.
Schritt vier: Übernahme und Prüfung
Die Übernahme läuft über Exportdateien, meist Tabellen. Bereinigen Sie die Stammdaten vor dem Import: doppelte Kunden zusammenführen, alte Lieferanten löschen, Adressen prüfen. Ein Import von Datenmüll erzeugt nur neuen Datenmüll. Nach dem Import prüfen Sie mit einer festen Liste, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht:
- Die Anzahl der Kunden, Lieferanten und Artikel stimmt im alten und im neuen Programm überein.
- Die Summe der offenen Posten ist auf den Cent gleich.
- Die Rechnungsnummer läuft fortlaufend weiter, ohne Lücke und ohne Sprung zurück; die GoBD verlangen Lückenlosigkeit.
- Eine Testrechnung an sich selbst enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und sieht aus wie gewünscht.
- Der Export an den Steuerberater kommt im vereinbarten Format an und lässt sich bei ihm einlesen.
Der letzte Schritt: sauber abschließen
Kündigen Sie das alte Programm erst, wenn der Parallelbetrieb ohne Auffälligkeiten beendet und die Historie gesichert ist. Halten Sie auf einer Seite fest, was wann übernommen wurde, wo die Altdaten liegen und wie sie gelesen werden können; das ist Ihre Verfahrensdokumentation für den Wechsel. Diese Seite kommt zu den Unterlagen der Aufbewahrungsfrist, denn ein Prüfer fragt zuerst danach.
Löschen Sie alte Zugänge, insbesondere für ausgeschiedene Mitarbeiter und einen früheren Steuerberater. Und nehmen Sie die Lehre aus dem Wechsel mit: Beim nächsten Programm prüfen Sie den Export schon in der Testphase, wie im Ratgeber „Buchhaltungssoftware vergleichen“ beschrieben.
