Automatische Dokumentenablage und Benennung
Anhänge werden automatisch erkannt, sinnvoll benannt und am richtigen Ort abgelegt.
Was diese Leistung tut.
Ein neuer Anhang im E-Mail-Postfach genügt. Die Automatisierung erkennt den Dokumenttyp, vergibt einen einheitlichen Dateinamen und legt die Datei direkt im richtigen Ordner ab.
Für wen das gedacht ist
Sinnvoll für Betriebe, bei denen regelmäßig Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge per E-Mail eingehen und aktuell manuell gespeichert werden. Auch hilfreich, wenn mehrere Personen Dokumente ablegen und dabei bisher uneinheitliche Dateinamen entstehen.
Was Sie bekommen.
Dokumente liegen einheitlich benannt am richtigen Ort, ohne dass jemand sie manuell sortiert. Wiederfinden dauert nur noch einen kurzen Blick in die Ordnerstruktur.
Das ist enthalten
- Erkennung von Anhängen aus E-Mails
- Einheitliche Benennung nach festgelegtem Schema
- Automatische Ablage in passender Ordnerstruktur
- Zuordnung zu Kunde, Projekt oder Kategorie
- Anbindung an Cloud-Speicher oder internes Laufwerk
- Hinweis bei nicht eindeutig zuordenbaren Dateien
So läuft das im Sanitärbetrieb
Stellen Sie sich einen Sanitär- und Heizungsbetrieb mit acht Mitarbeitern vor. Rechnungen vom Großhandel, Lieferscheine und Wartungsprotokolle kommen täglich als Anhang per E-Mail, und drei verschiedene Personen speichern sie ab. Am Ende liegt dieselbe Art Unterlage einmal als Scan_001 und einmal als Rechnung_neu auf dem Laufwerk, und bei einer Reklamation findet niemand den passenden Lieferschein.
Eingerichtet wird eine Automatisierung, die eingehende Anhänge erkennt und anhand von Absender und Inhalt einem Typ zuordnet, also Eingangsrechnung, Lieferschein oder Protokoll. Jede Datei bekommt denselben Namensaufbau aus Datum, Lieferant und Dokumentart und landet im passenden Jahres- und Projektordner. Anhänge, die sich nicht sicher zuordnen lassen, gehen in einen gekennzeichneten Sammelordner zur kurzen Sichtprüfung.
Das Einsortieren von Hand entfällt, und die Suche nach einem bestimmten Lieferschein beginnt nicht mehr im Postfach, sondern im Ordner. Weil alle Dateien demselben Schema folgen, findet auch die Urlaubsvertretung die Unterlagen ohne Rückfrage im Büro.
Beispielhafter Ablauf.
Ein Angebot, das passt.
Für diese Leistung steht hier bewusst keine Zahl: Der Aufwand hängt zu stark vom Umfang ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit festem Preis.
- Preis
- Verbindliches Angebot nach dem kostenlosen Erstgespräch
- Was den Preis bestimmt
- Anzahl der Schritte und Sonderfälle im Ablauf
- Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Programmen
- Zustand der Daten, mit denen der Ablauf arbeiten soll
- Erstgespräch
- Kostenlos, Antwort innerhalb eines Werktags
Was oft gefragt wird.
Welche Cloud-Speicher oder Systeme können angebunden werden?
Nach welchem Schema werden Dateien benannt?
Was passiert, wenn eine Datei nicht eindeutig zugeordnet werden kann?
Muss ich dafür Zugriff auf mein E-Mail-Postfach geben?
Werden auch die Dokumente einsortiert, die schon jetzt im Postfach liegen?
Passend zum Thema.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie kurz, wie der Ablauf heute bei Ihnen aussieht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich Automatische Dokumentenablage und Benennung für Ihren Betrieb rechnet.
Oder per E-Mail an info@deppflow.de