E-Rechnung empfangen: Was seit 2025 für jeden Betrieb Pflicht ist

Was sich seit Januar 2025 geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Regeln für Rechnungen in § 14 UStG neu gefasst hat. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also für den ganz normalen Geschäftsverkehr zwischen Betrieben. Auch der Austausch mit dem Steuerberater wird davon berührt, denn er erwartet die Rechnungen künftig als Dateien statt als Kopien.

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Der Fliesenleger, der allein arbeitet, ist genauso betroffen wie der Malerbetrieb mit fünf Mitarbeitern. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen annehmen können, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen und Versenden. Beim Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, beim Empfang nicht. Wer heute eine E-Rechnung von einem Lieferanten bekommt, kann sie nicht mit dem Hinweis zurückweisen, er könne damit nichts anfangen.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein Programm kann die Angaben darin lesen, ohne dass ein Mensch sie abtippt. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD. Das Format ist also kein Bild einer Rechnung, sondern eine Tabelle mit festen Feldern für Absender, Positionen und Beträge.

Eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail bekommen, ist dagegen keine E-Rechnung. Sie sieht nur elektronisch aus; für die Software ist sie ein Bild. Dasselbe gilt für eingescannte Papierrechnungen und für Fotos vom Handy. Das Gesetz nennt solche Rechnungen „sonstige Rechnungen“.

Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein Sonderfall: Es ist eine PDF-Datei, in der zusätzlich eine XML-Datei mit den strukturierten Daten steckt. Sie können es wie gewohnt am Bildschirm ansehen, und die Software liest im Hintergrund den Datenteil. Weichen Bild und Datenteil voneinander ab, gilt der Datenteil.

Was Sie zum Empfang mindestens brauchen

Die Mindestanforderung ist überschaubar: ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten Rechnungen schicken können. Damit ist die gesetzliche Pflicht formal erfüllt. In der Praxis reicht das aber nicht, denn eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, und die zeigt Ihnen kein gewöhnliches Programm lesbar an.

Sie brauchen daher ein Werkzeug, das die Datei anzeigt und die Werte prüft: Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer, Bankverbindung. Viele Buchhaltungsprogramme können das inzwischen, ebenso einige kostenlose Anzeigeprogramme. Legen Sie außerdem fest, wer im Betrieb das Postfach täglich sichtet, damit keine Rechnung liegen bleibt. Ein kurzer Test mit einer Beispieldatei zeigt, ob das gewählte Programm die Angaben sauber anzeigt.

Sinnvoll ist eine eigene Adresse nur für Rechnungen. So landen Angebote, Mahnungen und Werbung nicht im selben Ordner wie die Belege, und die Ablage bleibt ordentlich. Als Grundausstattung genügt:

• Ein eigenes Postfach nur für Rechnungen, das an jedem Werktag gesichtet wird.
• Ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt und auf Vollständigkeit prüft.
• Eine Ablage, in der die Originaldatei unverändert liegen bleibt.
• Eine kurze schriftliche Regel: Wer prüft, wer gibt frei, wer bezahlt.

Die Übergangsfristen beim Versand (Stand September 2026)

Beim Versand hat der Gesetzgeber Zeit gelassen. Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe weiterhin Papierrechnungen verschicken oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine PDF per E-Mail. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen das noch bis Ende 2027.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle inländischen Geschäfte zwischen Unternehmen. Die Regelungen stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Bitte prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie Ihre Abläufe endgültig umstellen, denn das Bundesfinanzministerium erläutert die Details in Schreiben, die nachgeschärft werden können.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise; hier reicht weiterhin der Papierbeleg. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ebenfalls nicht erfasst. Ein Sanitärbetrieb, der überwiegend für Hausbesitzer arbeitet, ist beim Versand also entspannter als ein Zulieferer für andere Firmen.

Typische Stolpersteine im Alltag

Der häufigste Fehler: Die XML-Datei wird als unbekannter Anhang gelöscht oder nur ausgedruckt. Ein Ausdruck ist keine ordnungsgemäße Aufbewahrung, denn das Original ist die Datei. Sie muss unverändert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

Zweiter Stolperstein: der Spamfilter. Anhänge mit XML-Dateien werden von manchen Filtern aussortiert. Prüfen Sie den Spam-Ordner regelmäßig oder bitten Sie Ihren E-Mail-Anbieter, die Rechnungsadresse entsprechend einzustellen. Ein Lieferant merkt nicht, dass seine Rechnung bei Ihnen im Spam liegt; die Mahnung kommt trotzdem.

Dritter Punkt: die Vorsteuer. Schickt Ihnen ein Lieferant nach Ablauf seiner Übergangsfrist statt einer E-Rechnung weiterhin eine PDF, kann das Ihren Vorsteuerabzug gefährden. Sprechen Sie in solchen Fällen den Lieferanten an und bitten Sie um eine E-Rechnung.

Ein Praxisbeispiel: die Tischlerei

Eine Tischlerei mit drei Mitarbeitern bekommt ihr Holz von zwei Großhändlern. Seit 2025 schicken beide ZUGFeRD-Rechnungen. Die Inhaberin hat eine Rechnungsadresse eingerichtet, ihr Buchhaltungsprogramm liest die Dateien ein, und die Zahlen landen ohne Abtippen in der Vorbereitung für den Steuerberater.

Der Aufwand lag bei einem Nachmittag: Adresse anlegen, Programm einstellen, Lieferanten informieren. Wer das nicht selbst einrichten will, lässt es machen; DeppFlow übernimmt die Einrichtung des E-Rechnungs-Eingangs zum Festpreis. Entscheidend ist, dass danach ein klarer Ablauf steht und nicht nur eine E-Mail-Adresse.