Das Wichtigste in Kürze
- Ihr erster Workflow sollte häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und einen echten Medienbruch schließen.
- Mit einer kurzen Selbstprüfung zu Häufigkeit, beteiligten Personen und Fehlerquellen finden Sie Ihren größten Hebel.
- Typische erste Schritte sind die Verteilung eingehender Anfragen, die Umwandlung von Formulardaten in fertige Dokumente und Terminerinnerungen.
- Starten Sie klein, prüfen Sie den Ablauf in der Praxis und gehen Sie erst danach den nächsten Schritt an.
Warum der erste Workflow über Erfolg oder Frust entscheidet
Der erste Automatisierungsschritt entscheidet oft darüber, ob Sie der Automatisierung insgesamt vertrauen oder das Thema schnell wieder beiseitelegen. Wählen Sie einen Ablauf, der selten vorkommt oder viele Ausnahmen hat, ist der Aufwand hoch und der spürbare Nutzen gering. Das Ergebnis ist häufig Enttäuschung, verbunden mit der Vermutung, Automatisierung lohne sich für Ihr Unternehmen nicht.
Wählen Sie dagegen einen Ablauf, der oft vorkommt, klar nach Regeln funktioniert und im Alltag wirklich stört, merkt Ihr ganzes Team schnell den Unterschied. Diese Erfahrung schafft Vertrauen und macht den nächsten Schritt leichter. Deshalb lohnt es sich, die Auswahl des ersten Workflows nicht dem Zufall zu überlassen, sondern bewusst zu treffen.
Drei Warnsignale, dass ein Ablauf reif für Automatisierung ist
Nicht jeder Vorgang in Ihrem Büroalltag eignet sich gleich gut für den Einstieg. Drei Signale zeigen Ihnen, dass sich ein genauerer Blick lohnt.
Erstens wiederholt sich der Vorgang regelmäßig, täglich, wöchentlich oder zumindest mehrmals im Monat, immer in ähnlicher Form. Zweitens folgt er klaren Regeln: Wenn eine bestimmte Situation eintritt, folgt eine festgelegte Reaktion, ohne dass Sie jedes Mal neu abwägen müssen. Drittens gibt es einen Medienbruch, also einen Punkt, an dem Informationen von einem System oder Format manuell in ein anderes übertragen werden müssen. Ein typisches Beispiel: Eine Anfrage kommt per E-Mail an, und jemand trägt die Angaben von Hand in eine Tabelle oder ein anderes Programm ein.
Treffen alle drei Punkte auf einen Ablauf in Ihrem Unternehmen zu, ist er ein guter Kandidat für den ersten Workflow.
Wie Sie den größten Hebel finden: eine kurze Selbst-Checkliste
Um unter mehreren Kandidaten denjenigen mit dem größten Hebel zu finden, helfen Ihnen wenige einfache Fragen. Wie oft kommt der Vorgang vor? Ein Ablauf, der zehnmal am Tag passiert, hat mehr Potenzial als einer, der nur einmal im Monat auftaucht. Wie viele Personen sind daran beteiligt? Je mehr Personen an einem Übergabepunkt hängen, desto mehr Reibung entsteht, wenn er nicht rund läuft. Wo entstehen dabei Fehler oder Rückfragen? Vorgänge, bei denen regelmäßig etwas übersehen wird oder Nachfragen nötig sind, kosten Sie oft mehr Zeit und Nerven, als auf den ersten Blick sichtbar ist.
Notieren Sie sich zu jedem infrage kommenden Ablauf kurz die Antworten auf diese drei Fragen. Der Vorgang mit den höchsten Werten in allen drei Kategorien ist in der Regel Ihr sinnvollster Startpunkt.
Typische erste Automatisierungen in der Praxis
In der Praxis zeigen sich einige Abläufe immer wieder als guter Einstieg. Die Verteilung eingehender Anfragen ist ein Beispiel dafür. Statt dass jede neue Anfrage manuell gelesen, eingeordnet und an die richtige Person weitergeleitet wird, übernimmt das ein automatischer Ablauf nach vorher festgelegten Regeln. So landet jede Anfrage direkt bei der zuständigen Person, ohne Umweg über ein gemeinsames Postfach.
Ein weiteres Beispiel ist die Umwandlung von Formulardaten in fertige Dokumente. Tragen Sie Angaben aus einem Formular sonst von Hand in eine Vorlage ein, kann dieser Schritt automatisch erfolgen. Aus den Formulardaten entsteht direkt ein fertiges PDF, zum Beispiel für Angebote, Bestätigungen oder interne Unterlagen. Auch Terminerinnerungen gehören in diese Kategorie: Statt jeden Termin einzeln im Blick zu behalten, verschickt ein automatischer Ablauf die Erinnerung zum passenden Zeitpunkt.
Wie viel Zeit sich damit in Ihrem Fall sparen lässt, hängt stark von Ihrem Unternehmen ab und lässt sich pauschal nicht seriös beziffern. Entscheidend ist, dass der Ablauf spürbar entlastet und Fehlerquellen reduziert.
Was danach kommt: klein starten, prüfen, dann erweitern
Nach der Auswahl folgt die Umsetzung, und auch hier lohnt sich Zurückhaltung. Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Ablauf, statt gleich mehrere Prozesse auf einmal umzustellen. Ein einzelner, gut funktionierender Workflow lässt sich leichter prüfen, anpassen und bei Bedarf korrigieren als ein ganzes Bündel neuer Abläufe.
Nach den ersten Wochen im Einsatz lohnt sich ein ruhiger Rückblick. Funktioniert der Ablauf wie gedacht? Gibt es Ausnahmen, die weiterhin manuell behandelt werden müssen? Erst wenn dieser erste Schritt zuverlässig läuft, ist es sinnvoll, den nächsten Ablauf anzugehen. So wächst die Automatisierung in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt, statt in einem großen, unübersichtlichen Sprung.
Fazit
Der erste Automatisierungs-Workflow muss nicht der größte oder aufwendigste sein. Wichtiger ist, dass er wirklich zu Ihrem Alltag passt: häufig genug, klar genug in seinen Regeln und mit einem echten Medienbruch, der sich schließen lässt. Mit der kurzen Selbst-Checkliste aus diesem Artikel finden Sie diesen Ablauf in Ihrem Alltag meist schnell.
Wenn Sie sich bei der Auswahl oder der praktischen Umsetzung unsicher sind, müssen Sie das nicht allein klären. DeppFlow unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, den passenden ersten Workflow zu finden und umzusetzen, zum Beispiel bei der automatischen Lead-Sortierung oder bei Formular-zu-PDF-Abläufen. Über die Kontaktseite unter /kontakt lässt sich dazu unverbindlich ein Gespräch vereinbaren.
