Das Wichtigste in Kürze
- Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG; fehlt eine, verliert der Kunde den Vorsteuerabzug und die Zahlung verzögert sich.
- Im Handwerk kommen der Aufbewahrungshinweis für Privatkunden bei Bauleistungen und gegebenenfalls die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG hinzu.
- Zahlungsziel als Datum, Bankverbindung, Auftragsnummer und der Verzugshinweis nach § 286 BGB beschleunigen die Zahlung.
- Die E-Rechnung ändert nicht die Angaben, aber ihren Platz: feste Felder statt freier Text (Pflicht ab 2027 und 2028, Stand September 2026).
- Fehlerhafte Rechnungen werden storniert und neu ausgestellt, nie nachträglich geändert.
Warum eine fehlende Angabe teuer wird
Ein Elektrobetrieb stellt einer GmbH eine Rechnung über eine neue Unterverteilung. Es fehlt das Leistungsdatum. Die Buchhaltung des Kunden schickt die Rechnung zurück, denn ohne diese Angabe darf sie die Vorsteuer nicht abziehen. Die Zahlung verzögert sich um Wochen, und der Betrieb muss eine berichtigte Rechnung schreiben.
Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG. Sie sind keine Formalie: Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden hängt daran, und bei einer Betriebsprüfung fallen Rechnungen ohne vollständige Angaben zuerst auf. Die gute Nachricht ist, dass die Liste kurz ist und sich in jeder Vorlage einmal richtig hinterlegen lässt.
Die Prüfliste nach § 14 UStG
Gehen Sie Ihre Rechnungsvorlage Punkt für Punkt gegen diese Liste durch. Jede Angabe muss auf jeder Rechnung stehen, unabhängig davon, ob der Kunde Unternehmer oder Privatperson ist:
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs und des Kunden.
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, so genau, dass ein Dritter sie einordnen kann.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei längeren Arbeiten der Leistungszeitraum, etwa der Monat.
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto oder Rabatt.
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf.
Sonderfälle, die im Handwerk häufig sind
Bei Bauleistungen an Privatkunden kommt ein Satz hinzu: der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Absatz 4 Nummer 9 UStG). Er fehlt auf vielen Handwerkerrechnungen, obwohl er Pflicht ist.
Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer kann die Steuerschuld auf den Empfänger übergehen (§ 13b UStG). Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, sondern schreiben „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung. Ob das greift, klären Sie mit Ihrem Steuerberater; ein falscher Steuerausweis kann Sie die Steuer doppelt kosten.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken stattdessen die Steuerbefreiung. Für Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV); die Grenze lag zuletzt bei 250 Euro, prüfen Sie den aktuellen Stand (Stand September 2026). Und eine Abrechnung, die Ihr Kunde für Sie erstellt, muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein.
Was nicht Pflicht ist, aber hilft
Neben den gesetzlichen Angaben entscheiden ein paar freiwillige darüber, wie schnell Sie Ihr Geld bekommen: das Zahlungsziel als konkretes Datum statt „14 Tage netto“, Ihre Bankverbindung gut sichtbar, ein Verweis auf das Angebot oder die Auftragsnummer des Kunden und ein Ansprechpartner für Rückfragen. Größere Betriebe und Behörden verlangen oft zusätzlich eine Bestellnummer; ohne sie bleibt die Rechnung liegen.
Für Privatkunden ist außerdem ein Hinweis auf den Verzug sinnvoll. Wer auf der Rechnung erklärt, dass der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug gerät, kann sich später darauf berufen (§ 286 Absatz 3 BGB). Ohne diesen Hinweis tritt bei Verbrauchern der Verzug erst durch eine Mahnung ein.
E-Rechnung: Die Prüfliste wandert ins Format
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen sie im Geschäft mit anderen Unternehmen selbst welche ausstellen (Stand September 2026). Eine E-Rechnung ist keine PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm, in Deutschland meist als XRechnung oder ZUGFeRD.
An den Pflichtangaben ändert sich inhaltlich nichts, wohl aber an ihrem Platz: Jede Angabe hat ein festes Feld im Datensatz. Rechnungsprogramme wie DeppFlow Finance erzeugen beide Formate aus denselben Eingaben; eine Textvorlage kann das nicht, und ein Kunde mit E-Rechnungspflicht wird sie irgendwann zurückweisen.
Rechnung berichtigen, nicht neu schreiben
Fällt ein Fehler nach dem Versand auf, ändern Sie die Rechnung nicht einfach in der Vorlage. Eine ausgestellte Rechnung ist nach den GoBD unveränderbar. Stattdessen stornieren Sie sie mit einer Korrekturrechnung, die auf die ursprüngliche Nummer verweist, und stellen eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus.
Bewahren Sie beide Dokumente auf, die falsche und die berichtigte. Der Kunde braucht die Berichtigung für seinen Vorsteuerabzug, und die Betriebsprüfung sieht an dem Paar, dass ordentlich gearbeitet wurde. Ein kleiner Betrieb, der diese Regel einhält, hat bei der Prüfung erfahrungsgemäß die wenigsten Rückfragen.
