Das Wichtigste in Kürze
- XRechnung und ZUGFeRD erfüllen dieselbe Norm EN 16931; der Unterschied ist die Verpackung.
- XRechnung ist reine XML und der Standard bei Behörden, dort mit Leitweg-ID.
- ZUGFeRD ist eine PDF mit Datenteil; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen für die gesetzliche E-Rechnung nicht.
- Bei Abweichungen zwischen Bild und Daten gilt der Datenteil.
- Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die praktische Wahl.
Ein gemeinsamer Kern, zwei Verpackungen
Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese Angaben in einer XML-Datei heißen. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in der Verpackung.
XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Bild. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in die dieselbe Art von Datendatei eingebettet ist. Für das Umsatzsteuergesetz sind beide gleichwertig, solange die Norm eingehalten wird; § 14 UStG spricht nur von einem strukturierten elektronischen Format.
Die Norm geht auf eine europäische Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zurück. Deshalb sprechen Behörden, Konzerne und Handwerksbetriebe heute dieselbe Rechnungssprache, und ein Programm aus Frankreich liest die Datei eines Betriebs aus Hannover.
Für Sie als Betrieb heißt das: Sie müssen sich nicht für ein Lager entscheiden. Ein Programm, das die Norm beherrscht, verarbeitet beides. Die Frage ist eher, was Ihre Kunden erwarten und was Ihre Software ausgeben kann. Den Aufbau der XML-Datei müssen Sie dabei nie selbst verstehen; das erledigt die Software.
XRechnung: Daten pur, entwickelt für Behörden
Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern gepflegt. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronisch abrechnen, und die XRechnung ist dafür der vorgesehene Weg. Viele Länder und Kommunen sind gefolgt.
Eine XRechnung besteht aus einer XML-Datei. Öffnen Sie sie mit einem normalen Programm, sehen Sie nur Text mit spitzen Klammern. Erst ein Anzeigeprogramm oder Ihre Buchhaltungssoftware macht daraus eine lesbare Rechnung. Das wirkt fremd, hat aber einen Vorteil: Es gibt kein Bild, das von den Daten abweichen könnte.
Wer für eine Stadt, eine Schule oder ein Landesamt arbeitet, braucht zusätzlich die Leitweg-ID. Das ist eine Kennung, die der Auftraggeber vergibt und die in die Rechnung gehört, damit sie bei der richtigen Stelle landet. Ein Elektrobetrieb, der die Schulen einer Gemeinde wartet, fragt diese Kennung am besten schon bei der Auftragserteilung ab. Fehlt sie, weist das Rechnungsportal der Behörde die Datei ab, und die Zahlung verzögert sich um Wochen.
ZUGFeRD: die PDF mit eingebauten Daten
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, in dem Wirtschaft und Verwaltung zusammenarbeiten. Die Idee: Die Rechnung bleibt eine PDF-Datei, wie sie jeder kennt, trägt aber im Inneren die strukturierten Daten. Mensch und Maschine bekommen dasselbe Dokument. Der Empfänger kann die Datei ausdrucken, am Bildschirm lesen oder automatisch verbuchen, je nachdem, was seine Software kann.
Das Format gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Angaben enthalten. Für die gesetzliche E-Rechnung reichen die kleinsten Profile MINIMUM und BASIC WL nicht aus, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Ab dem Profil BASIC sowie in den Profilen EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erfüllt eine ZUGFeRD-Datei ab Version 2.0.1 die Anforderungen.
Ein wichtiger Punkt: Weichen das Bild und der Datenteil voneinander ab, gilt der Datenteil. Prüfen Sie beim Versand deshalb, dass Ihre Software beide Teile aus denselben Werten erzeugt. Das französische Schwesterformat Factur-X ist technisch identisch, was den Austausch mit Lieferanten aus Frankreich vereinfacht.
Welches Format passt zu welchem Betrieb?
Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die praktische Wahl. Kunden ohne spezielle Software sehen eine normale PDF-Rechnung, Kunden mit Software lesen die Daten automatisch ein. Eine Tischlerei, die Küchen an Privatleute und Einbauten an Gewerbebetriebe liefert, deckt damit beide Gruppen ab. Auch der Steuerberater kann mit der Datei direkt weiterarbeiten.
Wer regelmäßig für öffentliche Auftraggeber arbeitet, kommt an der XRechnung nicht vorbei. Viele Programme können beides ausgeben; Sie wählen dann je Kunde das passende Format. Fragen Sie im Zweifel den Kunden, was seine Software annimmt, statt zu raten. Als Faustregel für den Einstieg:
- Privatkunden: weiterhin PDF oder Papier, die E-Rechnungspflicht gilt hier nicht.
- Geschäftskunden: ZUGFeRD im Profil EN 16931, solange der Kunde nichts anderes verlangt.
- Behörden und öffentliche Einrichtungen: XRechnung mit Leitweg-ID.
- Eingang: alles annehmen und mit einem Programm prüfen, das die Norm versteht.
Was beide Formate nicht lösen
Ein korrektes Format ersetzt keine korrekte Rechnung. Die Pflichtangaben aus § 14 Absatz 4 UStG, etwa Steuernummer, Leistungsdatum und Steuersatz, müssen im Datenteil stehen. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung fehlerhaft, egal wie modern die Datei ist. Prüfwerkzeuge zeigen fehlende Felder in der Regel mit einer klaren Meldung an, bevor die Datei den Betrieb verlässt.
Auch die Aufbewahrung regelt das Format nicht. Beide Dateien müssen unverändert über die gesetzliche Frist gespeichert werden; ein Ausdruck reicht nicht. Anlagen wie Aufmaßblätter oder Stundenzettel gehören zur Rechnung, wenn sie für die Prüfung wichtig sind; beide Formate erlauben es, solche Anhänge in die Rechnungsdatei einzubetten.
Schließlich bleibt der Mensch im Spiel. Ein Sanitärbetrieb, der Rechnungen aus dem Programm erzeugt, sollte die erste E-Rechnung an jeden neuen Kunden einmal mit einem Prüfwerkzeug testen. Wer das Einrichten des Eingangs nicht selbst übernehmen will, lässt es machen; DeppFlow richtet den E-Rechnungs-Eingang für kleine Betriebe zum Festpreis ein.
