Das Wichtigste in Kürze
- Die GoBD und § 147 AO erlauben das Einscannen von Papierbelegen; danach darf das Original meist vernichtet werden.
- Belege müssen vollständig, lesbar und bei Bedarf farbig erfasst werden; Handyfotos sind erlaubt.
- Was elektronisch kommt, bleibt elektronisch: Ausdrucken ersetzt die Datei nicht.
- Die Ablage muss Änderungen protokollieren; ein einfacher Ordner reicht nicht.
- Eine kurze Verfahrensdokumentation ist Pflicht, wenn Originale vernichtet werden.
Die Rechtsgrundlage: GoBD und § 147 AO
Das Finanzamt akzeptiert digitale Belege seit vielen Jahren. Die Regeln stehen in den GoBD, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das zuletzt mit Blick auf die E-Rechnung aktualisiert wurde, und in § 147 AO, der die Aufbewahrung von Unterlagen regelt. Beide erlauben ausdrücklich, Papierbelege einzuscannen und danach elektronisch aufzubewahren.
Die GoBD nennen dafür Grundsätze, die für Papier und Datei gleichermaßen gelten: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Digital wird davon nichts leichter, aber vieles lässt sich automatisch erledigen.
Entscheidend ist, dass ein Prüfer jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgen kann. Wer das mit Dateien schafft, braucht keinen Aktenordner mehr. Für die Betriebsprüfung ist eine saubere digitale Ablage sogar angenehmer, weil Belege in Sekunden gefunden werden statt in Ordnern gesucht.
Was beim Scannen und Fotografieren zählt
Der digitale Beleg muss dem Papier bildlich entsprechen: vollständig, lesbar, mit Vorder- und Rückseite, wenn dort etwas steht. Farbe ist nötig, wenn sie Bedeutung hat, etwa bei einem roten Stempel „bezahlt“. Ein Foto vom Handy reicht, solange nichts abgeschnitten oder unscharf ist. Auch Kleingedrucktes wie die Steuernummer muss lesbar bleiben.
Mobiles Erfassen ist erlaubt, auch unterwegs und im Ausland. Der Dachdecker darf den Tankbeleg an der Zapfsäule fotografieren, bevor er verblasst. Gerade Thermopapier wird nach Monaten unleserlich; schnelles Erfassen schützt hier den Vorsteuerabzug. Für Monteure lohnt eine feste Regel: Beleg fotografieren, bevor der Motor wieder anspringt.
Nach dem Erfassen folgt eine kurze Sichtprüfung: Ist das Bild vollständig, ist der Betrag lesbar, stimmt das Datum? Diese Prüfung gehört in den Ablauf, nicht in den Zufall. Wer sie überspringt, entdeckt das unscharfe Foto erst, wenn der Steuerberater den Vorsteuerabzug streicht.
Darf das Papier danach in den Müll?
Grundsätzlich ja. Wenn der Beleg ordnungsgemäß erfasst, geprüft und unveränderbar gespeichert ist, dürfen Sie das Original vernichten. Ausnahmen sind Unterlagen, die andere Vorschriften im Original verlangen, etwa Zolldokumente, notarielle Urkunden oder Jahresabschlüsse. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Unterlagen in Ihrem Betrieb im Original bleiben müssen.
Umgekehrt gilt: Was elektronisch angekommen ist, bleibt elektronisch. Eine E-Rechnung oder eine PDF vom Lieferanten auszudrucken und nur das Papier abzuheften, verstößt gegen die GoBD. Das Original ist die Datei.
Viele Betriebe heben Papier in der Übergangszeit trotzdem noch einige Wochen auf, bis der neue Ablauf sitzt. Das ist erlaubt und nimmt die Angst vor dem ersten Papierkorb. Legen Sie aber einen Stichtag fest, ab dem nur noch die Datei zählt, sonst entstehen zwei Ablagen nebeneinander.
Unveränderbar und geordnet ablegen
Ein Ordner auf dem Bürorechner ist keine ordnungsgemäße Ablage, weil Dateien dort still überschrieben oder gelöscht werden können. Verlangt wird ein System, das Änderungen protokolliert: ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Buchhaltungsprogramm mit Belegarchiv. Auch eine Cloud-Ablage kann ausreichen, wenn sie Versionen aufbewahrt und Löschungen nachvollziehbar macht.
Jeder Beleg braucht einen eindeutigen Bezug zur Buchung, meist über eine Belegnummer. Eine feste Benennung hilft zusätzlich, etwa Datum, Lieferant und Betrag. Belege zu Bargeschäften sollen täglich erfasst werden; für alles andere gilt nach den GoBD ein zeitnaher Rahmen von wenigen Tagen. Die Bürokraft eines Dachdeckerbetriebs schafft das an einem Vormittag pro Woche, wenn die Fotos vollständig sind.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 acht Jahre (Stand September 2026). Die Dateien müssen über diese Zeit lesbar bleiben, also in gängigen Formaten wie PDF vorliegen und in die Datensicherung eingeschlossen sein. Ein Formatwechsel, etwa beim Abschied von einer alten Scan-Software, muss dokumentiert werden und darf den Inhalt nicht verändern.
Die Verfahrensdokumentation in einer Stunde
Wer scannt und Originale vernichtet, braucht eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege im Betrieb entstehen, erfasst, geprüft und aufbewahrt werden. Für einen kleinen Betrieb ist das eine kurze Beschreibung, die folgende Fragen beantwortet:
- Welche Belege werden erfasst, von wem und mit welchem Gerät oder Programm?
- Wer prüft die Lesbarkeit, und was passiert bei einem schlechten Bild?
- Wo werden die Dateien gespeichert, wer darf löschen, wie wird gesichert?
- Wann und wie werden Papieroriginale vernichtet?
Praxisbeispiel: der Elektrobetrieb mit vier Monteuren
Ein Elektrobetrieb mit vier Monteuren hatte jahrelang das Problem, dass Belege im Fahrzeug lagen, bis sie unleserlich waren. Heute fotografiert jeder Monteur den Beleg direkt mit einer App, die das Bild ins Belegarchiv des Buchhaltungsprogramms lädt. Die Bürokraft prüft die Bilder am nächsten Morgen und ordnet sie dem Auftrag zu. Fehlt ein Beleg, fragt sie noch am selben Tag nach, statt am Monatsende zu suchen.
Die Verfahrensdokumentation ist eine Seite lang und liegt als PDF im selben Archiv. Halten Sie ein solches Papier aktuell und heben Sie alte Fassungen auf; Kammern und Steuerberaterverbände bieten Muster an, die Sie auf Ihren Betrieb zusammenstreichen können.
Wer die Belegerkennung automatisieren möchte, sodass Betrag und Lieferant gleich ausgelesen werden, lässt sich den Ablauf einrichten; DeppFlow baut solche Automatisierungen für kleine Betriebe. Der Inhaber sagt, die letzte Betriebsprüfung sei ohne eine einzige Nachfrage zu den Belegen verlaufen.
