Das Wichtigste in Kürze
- Stand September 2026 gilt: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Geschäftsbriefe.
- Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres und verlängert sich, solange eine Prüfung oder ein Einspruch läuft.
- Lohnunterlagen, Sozialversicherung und Gewährleistung haben eigene Fristen; Privatkunden bei Bauleistungen müssen auf ihre zwei Jahre hingewiesen werden.
- Nach Ablauf der Frist verlangt die DSGVO das Löschen; ein einseitiges Löschkonzept verbindet beide Pflichten.
- Ein fester Termin im Januar mit Prüfung, Löschung und Protokoll ersetzt das jährliche Rätselraten.
Warum die Frage jedes Jahr wiederkommt
Jedes Jahr im Januar steht ein Malerbetrieb vor demselben Regal: Welche Ordner dürfen jetzt weg, welche müssen bleiben? Seit die Belege digital sind, verschiebt sich die Frage vom Regal auf den Server, aber sie bleibt dieselbe. Wer zu früh löscht, riskiert Ärger mit dem Finanzamt; wer nie löscht, verstößt gegen den Datenschutz.
Die Fristen stehen im Wesentlichen in zwei Gesetzen: in der Abgabenordnung für steuerliche Zwecke (§ 147 AO) und im Handelsgesetzbuch für Kaufleute (§ 257 HGB). Für Rechnungen kommt das Umsatzsteuergesetz hinzu (§ 14b UStG). Die Fristen wurden zuletzt 2025 geändert; die Angaben in diesem Beitrag gelten mit Stand September 2026.
Die drei wichtigsten Fristen
Für kleine Betriebe reichen im Alltag drei Gruppen. Prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Fassung der Gesetze oder fragen Sie Ihren Steuerberater, denn Übergangsregeln können einzelne Jahrgänge anders behandeln.
- Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen. Dazu zählt auch das Kassenbuch.
- Acht Jahre: Buchungsbelege, also Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Lieferscheine mit Belegfunktion. Diese Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
- Sechs Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten, also Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen und geschäftliche E-Mails, die keine Buchungsbelege sind.
Wann die Frist beginnt und wann sie sich verlängert
Die Frist läuft nicht ab dem Datum des Dokuments, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem es entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 ist also nicht im März 2034 frei, sondern erst nach Ablauf des Jahres 2034.
Die Frist verlängert sich, solange die Unterlagen für eine noch laufende Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, etwa bei einer Betriebsprüfung oder einem Einspruch (§ 147 Absatz 3 AO). Wer gerade geprüft wird, löscht nichts, auch wenn das Regeldatum erreicht ist.
Sonderfall Bauleistungen: Wer als Handwerker an Privatkunden leistet, muss sie in der Rechnung auf ihre eigene Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren hinweisen (§ 14 Absatz 4 Nummer 9 UStG). Das ist eine Pflichtangabe auf Ihrer Rechnung, keine Frist für Ihren Betrieb.
Personalunterlagen und andere Sonderfälle
Lohnunterlagen folgen eigenen Regeln. Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 EStG), Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f SGB IV). Arbeitsverträge und Zeugnisse bewahren Sie so lange auf, wie Ansprüche daraus entstehen können.
Verträge mit Kunden und Lieferanten bleiben über die Laufzeit hinaus, solange Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen laufen. Bei Bauwerken beträgt die Gewährleistung nach § 634a BGB fünf Jahre, bei vereinbarter VOB/B gilt Abweichendes; die Unterlagen zum Auftrag sollten mindestens so lange greifbar sein.
Digitale Belege unterliegen denselben Fristen wie Papier, mit einer Zusatzanforderung: Sie müssen die ganze Zeit über lesbar und maschinell auswertbar bleiben (GoBD). Ein Wechsel der Software entbindet nicht davon; der Ratgeber „Software wechseln ohne Datenverlust“ beschreibt, wie das gelingt.
Aufbewahren und löschen: beides ist Pflicht
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger zu speichern als nötig (Artikel 5). Das kollidiert nicht mit den Aufbewahrungsfristen, denn die gesetzliche Pflicht ist ein anerkannter Grund, Daten zu behalten (Artikel 17 Absatz 3). Sobald die Frist abgelaufen ist, kippt es aber: Dann gibt es keinen Grund mehr, und die Daten müssen weg.
Ein Löschkonzept bringt beides zusammen. Es ist eine Tabelle mit Dokumentart, Frist, Rechtsgrundlage und dem Termin, an dem gelöscht wird. Für einen Malerbetrieb reicht eine Seite, und der Termin ist praktischerweise der Januar.
Ein jährlicher Ablauf, der Ruhe bringt
Legen Sie einen festen Termin im Januar fest. Prüfen Sie zuerst, ob eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch läuft; wenn ja, wird nichts gelöscht. Danach gehen Sie das Löschkonzept Zeile für Zeile durch und vernichten die Unterlagen, deren Frist zum Jahresende abgelaufen ist, digital wie auf Papier.
Halten Sie schriftlich fest, was Sie vernichtet haben, mit Datum und Dokumentart. Dieses Protokoll ist Ihr Nachweis, falls später jemand fragt. Ein GoBD-konformes Archiv, etwa in Ihrer Buchhaltungssoftware, nimmt Ihnen das Aufbewahren ab, nicht das Entscheiden; das Löschen zum Fristende bleibt Ihre Aufgabe.
