E-Rechnungen archivieren: GoBD-konform in fünf Schritten

Warum das E-Mail-Postfach kein Archiv ist

Viele Betriebe lassen eingehende Rechnungen einfach im Posteingang liegen. Das Finanzamt sieht das anders. Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, verlangen, dass Belege unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden.

Ein Postfach erfüllt das nicht: E-Mails lassen sich löschen und verschieben, Anhänge lassen sich austauschen, und nach einem Anbieterwechsel ist womöglich alles weg. Dazu kommen § 14b UStG, der die Aufbewahrung von Rechnungen regelt, und § 147 AO für Unterlagen allgemein.

Die gute Nachricht: Ein ordentliches Archiv ist für einen kleinen Betrieb keine große Investition. Es braucht einen festen Ablageort, ein paar Regeln und eine kurze Beschreibung des Ablaufs. Die folgenden fünf Schritte führen dorthin. Wer sie einmal durchläuft, hat ein Archiv, das auch einen Wechsel des Programms übersteht.

Erster Schritt: das Original bestimmen

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil das Original, also die XML-Datei. Bei einer XRechnung ist das die ganze Datei, bei ZUGFeRD steckt sie in der PDF. Aufbewahrt wird deshalb bei ZUGFeRD die komplette PDF-Datei, denn sie enthält Bild und Daten.

Ein Ausdruck auf Papier ist kein Ersatz, ebenso wenig ein Bildschirmfoto der Anzeige. Auch das Umwandeln in ein anderes Format ist nur erlaubt, wenn der Inhalt dabei nicht verändert wird und der Vorgang dokumentiert ist. Am einfachsten ist es, die empfangene Datei genau so zu speichern, wie sie angekommen ist.

Gehört zur Rechnung eine E-Mail mit wichtigen Angaben, etwa einer Skontovereinbarung, bewahren Sie die E-Mail ebenfalls auf. Ist die E-Mail nur der Umschlag, reicht die Anlage. Im Zweifel bewahren Sie beides auf; Speicherplatz kostet weniger als eine Diskussion mit dem Prüfer.

Zweiter Schritt: unveränderbar ablegen

Unveränderbar bedeutet nicht, dass niemand die Datei öffnen darf. Es bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest lückenlos protokolliert sind. Ein einfacher Ordner auf dem Bürorechner leistet das nicht, weil jeder die Datei überschreiben oder löschen könnte, ohne dass es auffällt.

Geeignet sind Dokumentenmanagementsysteme, Buchhaltungsprogramme mit Belegarchiv oder Archivfunktionen, die Änderungen protokollieren und Versionen behalten. Wer sein Buchhaltungsprogramm mit einem solchen Archiv nutzt, hat diesen Schritt meist schon erledigt; DeppFlow Finance ist zum Beispiel auf die GoBD ausgelegt.

Legen Sie zusätzlich fest, wo Sicherungskopien liegen. Ein Archiv, das bei einem Festplattenschaden verschwindet, ist kein Archiv. Zwei Speicherorte, davon einer außerhalb des Büros, sind eine vernünftige Mindestregel.

Dritter Schritt: auffindbar und lesbar halten

Ein Betriebsprüfer darf verlangen, dass Sie ihm die Daten am Bildschirm zeigen, zur Auswertung überlassen oder auf einem Datenträger mitgeben. Dafür muss jede Rechnung über Belegnummer, Datum oder Lieferant schnell zu finden sein und maschinell auswertbar bleiben. Diese Zugriffsrechte stehen in § 147 Absatz 6 AO und gelten für digitale Belege genauso wie für die Buchführung selbst.

Praktisch heißt das: eine einheitliche Benennung der Dateien oder besser eine Software, die Belege verschlagwortet. Dazu ein Anzeigeprogramm für XML-Dateien, das auch in einigen Jahren noch läuft. Notieren Sie, welches Programm das ist, damit Sie es beim Rechnerwechsel nicht vergessen.

Prüfen Sie einmal im Jahr, ob Sie eine alte Rechnung tatsächlich öffnen und anzeigen können. Das sind fünf Minuten, die im Ernstfall Wochen sparen.

Vierter Schritt: den Ablauf kurz beschreiben

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Das klingt nach Aktenordner, ist für einen kleinen Betrieb aber ein Papier von ein bis zwei Seiten. Es beantwortet: Wie kommen Rechnungen herein, wer prüft sie, wo werden sie gespeichert, wer darf löschen, wie wird gesichert.

Schreiben Sie es so, dass eine Vertretung den Ablauf nach dem Lesen ausführen könnte. Aktualisieren Sie das Papier, wenn sich das Programm oder die Zuständigkeit ändert, und heben Sie alte Fassungen auf. Muster stellen Kammern und Steuerberaterverbände bereit. Datum und Name der verantwortlichen Person auf dem Papier belegen, wer den Ablauf wann festgelegt hat.

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb mit vier Monteuren hat eine halbe Seite geschrieben. Rechnungen kommen an eine feste Adresse, die Bürokraft prüft sie werktäglich, speichert sie im Belegarchiv des Buchhaltungsprogramms und markiert sie zur Freigabe durch den Inhaber. Mehr braucht es nicht.

Fünfter Schritt: Fristen kennen und Ablage prüfen

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (Stand September 2026); bis dahin galten zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Bücher und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für Geschäftsbriefe bei sechs. Für Rechnungen, die Sie selbst ausgestellt haben, gilt dieselbe Frist wie für empfangene.

Löschen Sie nach Ablauf nur, wenn kein laufendes Verfahren betroffen ist, und prüfen Sie vorher den aktuellen Stand der Fristen. Ein jährlicher Termin im Kalender reicht dafür. Zum Schluss eine kurze Kontrollliste für diese jährliche Prüfung:

• Liegen alle Rechnungen des Jahres im Archiv und nicht nur im Postfach?
• Lässt sich eine beliebige alte XML-Rechnung öffnen und lesbar anzeigen?
• Stimmt die Verfahrensdokumentation noch mit dem tatsächlichen Ablauf überein?
• Existiert eine Sicherung außerhalb des Büros, und wurde sie testweise zurückgespielt?